6 étapes pour apprendre à déléguer son activité et développer son entreprise

Travailler à son compte équivaut la plupart du temps à être un véritable couteau suisse. Tu dois mener tout de front, et cela dans tous les domaines liés à ton entreprise : comptabilité, développement web, communication… Arrive le moment où tu n’as plus assez de temps ou tout simplement pas les qualifications nécessaires pour gérer ton business comme tu le voudrais. Tu envisages d’externaliser une partie de ton activité, mais confier ton bébé à un étranger, très peu pour toi ! Je vais t’expliquer dans cet article pourquoi il est intéressant de déléguer quelques-unes de tes tâches si tu souhaites booster ton chiffre d’affaires quand tu es freelance. Voici un plan d’attaque en 6 étapes pour t’apprendre à déléguer ton activité et développer ton entreprise.

Pourquoi déléguer une partie de son activité pour booster son chiffre d’affaires quand on est freelance ?

Pour se consacrer à d’autres projets

On a tous dans un coin de notre tête des projets dormants qu’on ne peut pas développer faute de temps. En externalisant certaines tâches chronophages de ton activité, tu te libères du temps pour faire évoluer ton business. Le recours à la sous-traitance t’enlève également une charge mentale importante. En choisissant bien les missions que tu délègues à un autre freelance, tu gardes celles sur lesquelles tu travailles le plus efficacement. Finies les heures à t’arracher les cheveux devant ton bilan comptable. Tu as l’esprit serein et reposé pour te lancer de nouveaux challenges.

Pour collaborer avec d’autres professionnels

Si tu as choisi de travailler en freelance c’est que l’isolement qui va de pair ne te fait pas peur. Cependant, tu as peut-être parfois la nostalgie des moments passés avec tes collègues de boulot. Tout le monde n’étant pas adepte du coworking, tu te sens peut-être un peu seul. L’avantage de sous-traiter, c’est que tu collabores avec d’autres professionnels, comme dans le salariat, mais en constituant toi-même ton équipe ! Tu choisis des profiles qui conviennent à ton business, et à ta personnalité. Le travail en équipe est un stimulant incroyable. Multiplier les talents avec lesquels tu œuvres te permet de t’attaquer à de plus gros projets et donc de développer ton entreprise. Même si la plupart des coopérations se déroulent à distance, le développement des outils collaboratifs (Zoom et autres comparses) te permet de garder facilement le lien en étant parfois sur des continents différents.

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Pour améliorer la qualité de tes prestations

Je suppose que tu seras d’accord pour dire que tu as beau adorer ton boulot de freelance, certaines tâches ne te mettent pas en joie. Tu n’es peut-être pas à l’aise avec la comptabilité (encore elle !), ou pour rédiger des articles ou des fiches produits. Certains professionnels dont c’est le métier s’en occupent bien volontiers et sans doute mieux que nous. Exit les aléas administratifs dus à des documents mal remplis ou la boulette dans la trésorerie.

Pour développer son entreprise

Quand notre business grandit, on entre dans un cercle vertueux, une première mission en amène une autre, puis une troisième, puis un deuxième client, etc. Il arrive un moment où la machine s’enraye et le cercle devient vicieux. Tu as beaucoup de prestations en cours et tu refuses une première mission, puis une seconde. Le client te sent moins disponible, un peu surbooké, et il finit par faire appel à un autre prestataire. C’est là que déléguer peut s’avérer être une idée qui te sauve la mise. Tu peux te faire accompagner par d’autres freelances tout à fait qualifiés. Si tu sous-traites une partie de mission pour un client, sois honnête avec lui en lui précisant que tu ne travailleras pas seul sur ce sujet. Si la délégation d’activité concerne une autre branche de ton entreprise, tu n’as pas l’obligation de communiquer dessus. Tu peux t’organiser comme bon te semble, c’est l’intérêt de travailler à ton compte.

Quels sont les avantages de déléguer son activité pour développer son business ?

Comme je te le disais dans l’introduction, confier son business, c’est un peu comme quand tu confies ton enfant pour la première fois. Tu te demandes si le travail sera à la hauteur de ce que tu proposes habituellement, si tu auras le temps de former correctement l’autre freelance pour la tâche que tu lui délègues, ou encore si déléguer ne va pas te couter plus cher que cela ne te rapportera. Pas de panique, ce sont les questions que tout dirigeant se pose quand il fait entrer une autre personne dans son entreprise.Garde en tête qu’en sous-traitant, tu investis de l’argent, de l’énergie avec un ROI (retour sur investissement) qui n’est pas forcément immédiat. Exemple : tu es pâtissière et tu achète un superbe robot multifonctions, le top du top. Il va te falloir, un, deux, voire dix essais avant que tu ne comprennes comment fonctionne ton robot, puis combien de vente de gâteaux pour que ton appareil soit rentabilisé ? Dans le cas de la délégation d’activité, nous sommes dans le même cas.
Cependant, n’oublie pas qu’au final,

• Tu vas gagner du temps. Certes, au départ il va falloir expliquer, réajuster, accompagner… mais cela t’assure un travail à la hauteur de tes attentes, et qui te permet de gagner du temps par la suite
• Tu te concentres sur ton cœur de métier. Tu délègues les activités chronophages, et tu peux te concentrer sur celles qui t’aident à développer ton business et qui sont les plus rémunératrices. Déléguer te alors permet de booster ton chiffre d’affaires.
• Tu restes zen, et ça, ça n’a pas de prix. Travailler avec d’autres professionnels soulage ton emploi du temps, mais aussi ta charge mentale. Tu peux ainsi rester focus sur l’essentiel et avancer sereinement.

Le guide des bonnes pratiques : 6 étapes pour déléguer ton activité et développer ton entreprise

La première des choses à retenir c’est qu’il ne faut pas que tu attendes d’être débordé pour commencer à déléguer. Il s’agit d’anticiper le processus et de répartir les tâches au prestataire avant que ta charge de travail soit trop importante. Une délégation d’activité ne se met pas en place du jour au lendemain. Pour confier une mission efficacement, tu dois pouvoir prendre le temps nécessaire pour la et expliquer l’objectif au sous-traitant.

1re étape : Identifier la partie de ton activité qui peut être sous-traitée

Nous sommes d’accord, dans ton activité, tout ne peut pas être missionné. Liste ce que tu peux demander au prestataire, les tâches qui sont chronophages, pour lesquelles tu n’as pas les aptitudes ou tout simplement celles que tu n’as pas envie d’effectuer, et c’est ton droit. Note les critères indispensables à la réalisation de chaque tâche que tu souhaites déléguer. Pour reprendre l’exemple de la pâtisserie, si tu souhaite confier la partie réseaux sociaux de ton activité, garde en tête que tu devras fournir à ton social média manager des photos de tes réalisations notamment si celui-ci n’habite pas près de chez toi.

2e étape : Trouver la bonne personne à qui déléguer pour booster son chiffre d’affaires quand on est freelance

Trouver LA bonne personne à qui tu souhaites confier une partie de ton business peut s’avérer très compliqué. Identifie précisément les compétences dont le prestataire doit disposer pour pouvoir réaliser au mieux la tâche qui lui sera attribuée. Imagine une sorte de profil idéal. Sélectionne en détail quelques profils qui répondent aux besoins de la mission, au profil idéal et en qui tu as confiance. Car oui, le feeling entre en jeu lorsque tu choisis les personnes avec lesquelles tu souhaites travailler. Choisis sur une personne avec laquelle la communication est aisée, qui répond facilement et rapidement aux sollicitations pour ne pas te retrouver par la suite avec un prestataire fantôme. Au besoin, tu peux faire appel à ton réseau pour te recommander une personne compétente ou regarder les avis sur leur fiche d’établissement (ex Google my Business). Pose toutes les questions qui te paraissent importantes aux candidats : leurs expertises, leur parcours, les précédentes missions, les projets réalisés, leurs points forts et leurs points faibles… Tu peux regarder sur des plateformes de freelances comme Malt qui met à disposition des profils de milliers de professionnels du web.

3e étape : Transmettre un process clair dès le départ

La mission doit être décrite de la façon la plus claire possible : explique le contexte, décris tes attentes, transmets les informations utiles, fixe rapidement des objectifs et une échéance atteignable. Lorsque tu débutes une collaboration, le prestataire ne connaît rien de toi et ni de ton entreprise. Cette personne n’est pas dans ta tête, elle ne connaît pas tes process en coulisses. En lui fournissant un brief précis pour la mission, elle aura alors tous les moyens à sa disposition pour la réaliser correctement et de façon autonome. En plus de la transmission du brief, tu dois aussi réfléchir à la forme de votre collaboration : quand et comment allez-vous échanger, grâce à quels outils allez-vous collaborer, a-t-elle besoin d’outils pour effectuer sa mission, ou encore a-t-elle besoin d’accès spécifiques (site web, blog, etc.) ?

4e étape : Accompagner et suivre la délégation de tes tâches

Peu importe les missions que tu délègues, tu vas devoir y consacrer du temps. Si l’objectif de la sous-traitance est de te consacrer à d’autres tâches et projets, le prestataire aura besoin d’un suivi de qualité. Donner de l’autonomie lors la collaboration ne signifie pas que tu abandonnes le prestataire à son triste sort. Il a besoin de tes retours et de tes réponses à ses éventuelles questions. Fais le point régulièrement afin de t’assurer qu’il va dans la bonne direction. L’essentiel est d’être à son écoute et disponible.Tu peux réserver des plages dans ton agenda pour réaliser le suivi ainsi que des points réguliers (hebdomadaires ou mensuels). S’il s’agit d’une mission ponctuelle, je te conseille de prévoir un moment en milieu de mission pour faire le point à mi-parcours.

5e étape : Lâcher du lest

Si bien sûr tu as besoin de contrôler la tâche réalisée, n’oublie pas que le ou la freelance qui travaille pour toi est une vraie personne.Si tu as tendance à vouloir tout contrôler, il va falloir travailler dessus et accepter que les missions puissent être bien faites, même si c’est d’’une autre façon que la tienne. Si la communication et le suivi sont évidemment indispensables, tu dois quand même garder à l’esprit que ton prestataire est un travailleur indépendant. Il n’est en aucun cas ton salarié. C’est un point important à rappeler lorsqu’on délègue pour la première fois. Tu peux vite te retrouver dans une posture de manager à laquelle tu n’es pas habituée et ne pas réagir comme il le faudrait.N’hésite pas à féliciter le prestataire pour le travail de qualité qu’il a réalisé. Il n’y a pas de meilleure façon pour booster une collaboration.

6e étape : Ajuster et corriger si nécessaire

Cette dernière étape n’est heureusement pas toujours nécessaire. Si tu peux tomber sur la perle rare (et cela existe), tu peux parfois avoir besoin de faire quelques ajustements. Si tu n’es pas satisfait par le travail fourni par ton sous-traitant, tu dois lui en parler. Donner un avis honnête et constructif permet d’évoluer. Fais un point pour comprendre ce qui ne matche pas : la personne n’a respecté le brief, elle n’a pas atteint le niveau d’exigence attendu, y a-t-il eu des incompréhensions, ou alors le prestataire n’a peut être tout bonnement pas les compétences pour effectuer au mieux sa mission. Si tu penses qu’il est nécessaire d’effectuer des corrections sur le travail délégué, parles-en rapidement au prestataire. Les débuts d’une délégation peuvent d’avérer parfois un peu délicats. Peut-être a-t-il besoin d’un peu plus de temps pour s’adapter. Il arrive aussi parfois que ce soit la collaboration qui ne fonctionne tout simplement pas. Dans ce cas-là, mieux vaut arrêter la mission là, plutôt que de risquer de voir les relations professionnelles se dégrader.

N’oublie pas qu’une collaboration ne sera pas forcément parfaite dès le début. Déléguer pour booster ton chiffre d’affaires est une pratique managériale qui te demandera peut-être quelques efforts avant d’en tirer tous les avantages, mais tu en sortiras gagnant. En suivant ces 6 étapes pour apprendre à déléguer ton activité et développer ton entreprise, tu renforces ta relation avec le prestataire choisi, tout en optimisant ton temps et ton organisation.